Döf nedir?
Döf kısaltmasının açılımı “Düzenleyici ve Önleyici Faaliyet” tir. Kalite Yönetim siteminde sıkça kullanılan bir terimdir.
Önleyici Faaliyet: Potansiyel bir uygunsuzluğun sebebinin veya istenmeyen diğer potansiyel durumların ortadan kaldırılması için yapılan faaliyete verilen isimdir. Önleyici faaliyet oluşumu önlemek için yapılırken, düzeltici faaliyet tekrarı önlemek için yapılır.
Düzeltici faaliyet: Saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin veya istenmeyen diğer durumların ortadan kaldırılması için yapılan faaliyete verilen isimdir.
Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler, ISO 9001, OHSAS 18001 gibi Kalite Yönetim Sistemlerinin önemli yapı taşlarındandır.
Döf prosedürünün amacı nedir?
Döf prosedürünün amacı, saptanmış/potansiyel uygunsuzlukların tespiti ve bunların ortadan kaldırılarak kalite yönetim sisteminin sürekli olarak iyileştirilmesi için yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.
Uygunsuzluklar hangi durum ve kaynaklardan ortaya çıkabilmektedir?
1. Herhangi bir mevzuat şartına uyulmadığının tespiti,
2. Herhangi bir kalite yönetim sistemi dokümantasyonunda tanımlanan şartlara uyulmadığının tespiti,
3. İlgili şartnameye uygun olmayan veya fonksiyonunu yerine getiremeyen bir ürün, araç, gereç, ekipman, tesis vb.nin tespiti,
4. Satın alınan ürünlerin veya malzemelerin şartnameye uygun olmaması veya yapılan kontrol sonuçlarının uygun olmaması,
5. Öğrencilerden veya diğer paydaşlardan gelen haklı şikayetler veya öneriler,
6. Sunulan hizmetlerin tanımlanmış şartlara uygun olmaması,
7. İç veya dış denetim bulguları,
8. Veri analizleri, istatistiksel çalışmalar, raporlar…
İyileştirme amaçlı düzeltici ve önleyici faaliyetler hangi çalışmalar ve faaliyetler sonucu ortaya çıkabilir?
1. Müşteri şikayeti ve geri beslemeleri,
2. Proses performans göstergeleri,
3. Çalışanlarımızın önerileri,
4. İç – dış kalite tetkikleri,
5. Kanuni yükümlülükler,
6. İstatistik çalışmalar,
7. Bakım raporları,
8. Anket sonuçları,
9. Yönetimin gözden geçirmesi…
Döf talepleri nasıl yapılır?
Döf talepleri tüm çalışanlar tarafından, Düzeltici – Önleyici Faaliyet Raporu doldurularak yapılır.
Döf talepleri Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir. Kalite Yönetim Temsilcisi uygunsuzluğun durumuna göre ilgili bölüm sorumlularını, Genel Sekreter ‘i toplantıya çağırabilir.
Döf faaliyetlerinin takibi
Yönetim Temsilcisi öngörülen süre sonunda planlanan düzeltici ve önleyici faaliyetin sonucunu ve etkinliğini kontrol eder. Önerilen çözüm yollarının etkili olmaması durumunda yeni çözüm önerileri getirilir ve yukarıda açıklanan faaliyetler uygunsuzluğun sebepleri veya riskler ortadan kalkana kadar devam ettirilir. Bütün Düzeltici ve Önleyici Faaliyet kayıtları Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir.